KI? Brauchen wir das wirklich – oder kostet es uns nur Geld? #004

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„Brauchen wir KI wirklich?“ – die Frage, die frühestens nach 3 Monaten beantwortet werden kann

„Brauchen wir KI wirklich?“ Diese Frage höre ich nicht am Anfang eines Projekts. Sie kommt erst, wenn ich nach Interviews direkt an den Arbeitsplätzen meine Erkenntnisse mitnehme: dort, wo Informationssuche, Datenablage und Softwarenutzung Prozesse bremsen und Mitarbeitende Zeit verlieren.

Mit diesen Praxis-Insights gehe ich in Workshops mit der Leitungsebene – und genau dort fällt dieser Satz fast immer: „Brauchen wir KI wirklich?“ Eine ehrliche Frage. Aber keine, die man schnell mit Ja oder Nein beantworten sollte.

Die Gegenfrage: Was kostet Nicht-KI Ihrem Betrieb wirklich?

Deshalb stelle ich in solchen Gesprächen eine Gegenfrage: Was kostet es Ihr Unternehmen heute, wenn Ihr Team keine KI nutzt? Nicht theoretisch. Nicht irgendwann. Sondern konkret und messbar – über drei bis sechs Monate. Erst wenn man diesen Zeitraum begleitet – mit KI-Grundlagenvermittlung, Analyse der KI-assistierten Prozesse und Coaching eines KI-assistierten Teams – zeigen sich drei relevante Kostenstellen, die in nahezu jedem Büro greifen.

KI-Kostenfaktor Zeit: Wie viel Arbeitszeit ohne KI verloren geht

Zeit ist der erste erhebliche Kostenfaktor. Studien sprechen oft von 25 bis 30 % Zeitersparnis durch KI-Unterstützung am Arbeitsplatz. Meine Schätzung ist hier bewusst konservativ: 10 bis 15 % Zeitersparnis als realer, gut nutzbarer Wert, nur dort, wo KI wirklich wirkt.

Und jetzt der entscheidende Punkt: Diese Zeit wird nicht für Kaffee verschwendet, sondern für produktive, wertschöpfende Arbeit genutzt. Dann entsprechen diese 10 % der Zeit auch 10 % der Lohnkosten. Beispielrechnung: Ein Team mit 15 Personen, durchschnittliche Arbeitgeber-Bruttokosten von ca. 4.500 € pro Person und Monat → ca. 100.000 € Personalkosten insgesamt. 10 % davon sind 10.000 € pro Monat, allein durch KI-Zeitoptimierung. Und das ist eine sehr konservative, realistische Schätzung – ohne großartige Versprechen oder Fokus auf besonders lohnende Prozesse, sondern mit klarer Messlogik.

KI-Kostenfaktor Fehler: Wie KI Reibungsverluste und Nacharbeit reduziert

Die zweite Kostenstelle sind Fehler und Reibungsverluste. Fehler entstehen nicht aus Unwissen, sondern aus Unterbrechungen, Zeitdruck und Multitasking. KI kann hier helfen, indem sie Informationen strukturiert, Kontext sichtbar macht und Standardprüfungen unterstützt – nicht als Entscheider, sondern als Assistenz. Wenn dadurch nur 5 bis 15 typische Fehler pro Monat vermieden werden und ein durchschnittlicher Fehler 200 € bis 500 € an Nacharbeit, Kundenunzufriedenheit oder Folgekosten verursacht, lässt sich dieser Wert schnell hochrechnen. Er kann dann als monatliches Einsparpotenzial bewertet werden. Also mindestens 5 × € 200 pro Mitarbeitenden.

KI-Kostenfaktor Stress: Der Sägeblatteffekt als messbarer Produktivitätskiller

Die dritte Kostenstelle wirkt auf den ersten Blick unsichtbar: Stress und Fragmentierung des Arbeitsflusses. Mitarbeiter werden im Büroalltag häufig unterbrochen – Studien zeigen, dass Wissensarbeiter alle paar Minuten abgelenkt werden. Aus der Forschung wissen wir: Nach einer Unterbrechung kann es durchschnittlich bis zu 23 Minuten dauern, bis ein Mitarbeitender wieder voll bei der eigentlichen Aufgabe ist – und wirklich produktiv weiterarbeitet.

Das ist wichtig, weil dadurch der sogenannte Sägeblatteffekt entsteht: Jede Unterbrechung kostet nicht nur deren Dauer, sondern auch die anschließende Wiederanlaufzeit. Wie lässt sich das kalkulieren? In einem kleinen Abteilungsbüro mit z. B. sechs Mitarbeitenden kann man realistisch von 8 bis 12 Unterbrechungen pro Person pro Tag ausgehen (E-Mail-Ahas, Chatanfragen, Fragen in den Raum, Meetinganfragen etc.). Wenn jede Unterbrechung ca. 20 bis 25 Minuten Zusatzzeit kostet, führt das schnell zu mehreren Stunden „verlorener Produktivzeit“ pro Mitarbeiter und Tag. Hochgerechnet entspricht das in einer Woche leicht mehreren Arbeitsstunden, die das Team für konzentrierte Arbeit verliert und später nicht aufholen kann. Je nach Modell lässt sich dieser Effekt ganz einfach als „Zeitverlust pro Monat“ bewerten – analog zu Lohnkosten oder durch Multiplikation mit durchschnittlichen Stunden- oder Projektkosten. Das schafft eine messbare, monetäre Größe für die Stresskosten im Büroalltag.

KI-Tools wie ChatGPT oder Copilot können hier als Abteilungs-Bot mit entsprechendem Kontext und Erfahrungswerten aus Daten wirklich gutes Feedback geben und somit die Ablenkungen reduzieren. Nicht um den Kontakt im Team zu verhindern, sondern diesen wertschätzender, konstruktiver und effizienter zu machen. Durch einen KI-Kollegen hat man nicht nur ein besseres Gefühl am Ende des Arbeitstages, weil man mehr geschafft hat. Es können viele Spannungen im Team erst gar nicht entstehen, weil man respektvoller mit der Zeit des Kollegen umgeht.

Fazit: Messen statt Raten – so entscheiden Sie faktenbasiert

Mein Impuls lautet deshalb: Nutzen Sie einen definierten Testzeitraum von 3–6 Monaten. Starten Sie mit einer sauberen Prozessanalyse (aktuell gefördert?), vermitteln Sie KI-Grundlagen, implementieren Sie KI-assistierte Prozesse und begleiten Sie Ihr Team aktiv.

Messen Sie:zu Beginn,mittendrinund am Ende. Dann entscheiden Sie nicht aus dem Bauch heraus, sondern faktenbasiert: Was hat KI im Büro tatsächlich gebracht – und was ist es uns wert? Erst dann lässt sich die Frage beantworten, ob KI für Ihr Unternehmen sinnvoll ist. Nicht schon vorher.

Wollen Sie mehr Infos zu diesen 3–6 Monaten KI-Testzeitraum?